Invoice Generator Gratis untuk Freelancer, Langsung Jadi PDF

Cara membuat invoice sebagai freelancer (detail yang membuat kamu cepat dibayar)

Invoice itu permintaan pembayaran, tapi juga catatan yang punya kekuatan hukum kecil. Beberapa detail saja yang paling menentukan apakah kamu dibayar tepat waktu dan pembukuanmu tetap rapi. Ini yang wajib ada di setiap invoice freelance, dan alasannya.

Hal wajib di setiap invoice

• Nomor invoice yang unik. Penomoran berurutan (INV-0001, INV-0002) memudahkan kamu dan tim keuangan klien merujuk ke invoice tertentu, dan ini juga yang diharapkan otoritas pajak.
• Detail kedua pihak. Cantumkan nama atau bisnismu dan info kontak, plus nama penagihan dan alamat klien. Kalau kamu dan klien sudah punya NPWP, tuliskan keduanya di invoice.
• Tanggal invoice dan tanggal jatuh tempo. Selalu tulis tanggal jatuh tempo yang pasti, jangan cuma "saat diterima". "Net 14" atau tanggal kalender tertentu memberimu batas yang jelas kalau harus menagih pembayaran yang telat.
• Rincian item yang jelas. Jelaskan apa yang kamu kerjakan, jumlah atau jam kerja, tarif, dan totalnya. Invoice satu baris yang samar-samar itu yang paling sering ditanya balik klien.
• Total dengan pajak yang dipisah. Tampilkan subtotal, diskon kalau ada, PPN/pajak sebagai baris sendiri, dan total akhir.
• Cara membayar. Cantumkan detail rekening bank, link pembayaran, atau syarat pembayaranmu. Memudahkan klien membayar adalah cara paling ampuh biar kamu dibayar lebih cepat.

Yang khas di invoice Indonesia

Di luar unsur-unsur di atas, ada beberapa kebiasaan khusus kalau kamu berinvoice dengan klien di Indonesia.

• NPWP, punya kamu dan klien. Kalau kamu dan klien sudah punya NPWP, cantumkan keduanya di invoice. Klien korporat biasanya minta NPWP kamu untuk keperluan pelaporan pajak mereka, dan NPWP klien berguna kalau kamu nanti perlu melaporkan penghasilan itu di SPT Tahunan.
• Transfer bank sebagai metode pembayaran utama. Di Indonesia, transfer bank jauh lebih umum dipakai untuk pembayaran freelance dibanding metode lain. Tulis nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening dengan jelas di bagian catatan, supaya klien tidak perlu tanya balik sebelum membayar.
• e-Meterai Rp10.000 untuk nilai di atas Rp5.000.000. Dokumen yang menyatakan nilai transaksi di atas Rp5.000.000, termasuk invoice, umumnya perlu dibubuhi e-meterai Rp10.000 supaya sah sebagai alat bukti. Siapkan e-meterai dari penyedia resmi sebelum invoice bernilai besar dikirim.
• Potongan PPh 21/PPh 23 dari klien korporat. Kalau klien kamu badan usaha (PT, CV, dan sejenisnya), mereka sering wajib memotong pajak dari pembayaranmu sebelum ditransfer, biasanya PPh 21 untuk pekerja lepas perorangan atau PPh 23 untuk jasa tertentu, lalu memberikan bukti potong ke kamu. Aturan persisnya tergantung status kamu (misalnya sudah PKP atau pakai PPh Final 0,5%) dan jenis jasanya, jadi ini cuma gambaran umum di level struktur, bukan nasihat pajak. Cek aturan yang berlaku di pajak.go.id atau tanyakan konsultan pajak untuk situasimu.

Tetapkan tanggal jatuh tempo dan syarat keterlambatan

Kebanyakan freelancer pakai Net 7, Net 14, atau Net 30, yaitu jumlah hari yang dimiliki klien untuk membayar. Syarat yang lebih pendek bikin kamu dibayar lebih cepat, tapi syarat yang terlalu pendek bisa merepotkan klien besar yang sistem keuangannya lambat. Apa pun yang kamu pilih, tambahkan baris soal keterlambatan di catatanmu (misalnya bunga setelah 30 hari) supaya syaratnya punya "taring". Kamu bisa hitung persis berapa yang harus dibayar klien yang telat dengan kalkulator bunga keterlambatan pembayaran.

Beri nomor invoice sejak awal

Pilih skema penomoran yang simpel dan jangan pernah pakai ulang nomor yang sama, bahkan untuk invoice yang dibatalkan (terbitkan nota kredit sebagai gantinya). Penomoran yang konsisten membuat tutup buku akhir tahun jauh lebih gampang dan terlihat profesional di mata klien.

Simpan salinannya

Karena alat ini berjalan sepenuhnya di browsermu dan tidak menyimpan apa pun, unduh PDF-nya dan simpan sebagai arsipmu. Kebanyakan aturan mengharuskan invoice disimpan selama beberapa tahun, jadi simpan salinannya begitu kamu mengirim invoice itu.

Pertanyaan yang sering diajukan